Verkäufer

Im Modul Verkäufer hinterlegen Sie, wer im Bestellsystem als rechnungsstellende Stelle auftritt. Ein Verkäufer bündelt alle Angaben, die für die Rechnungsstellung benötigt werden: die Anschrift des Rechnungsstellers, die Bankverbindung, das Briefpapier für die PDF-Ausgabe sowie die Nummernkreise für Rechnungen, Stornorechnungen, Zahlungsbelege und Gutschriften. Sie erreichen das Modul im Bereich Bestellsystem unter /admin/brainappeal/articleorder/seller/list.

Was Sie hier tun können

• Die vorhandenen Verkäufer einsehen und nach interner Bezeichnung oder Mandant eingrenzen
• Einen neuen Verkäufer anlegen
• Einen bestehenden Verkäufer anzeigen oder bearbeiten
• Festlegen, welcher Verkäufer als Standard verwendet wird
• Nummernkreise, Fußzeilen und das Rechnungstemplate für die erzeugten Dokumente konfigurieren

Übersicht und Filtern

Die Listenansicht zeigt alle angelegten Verkäufer – derzeit 15 Einträge. Je Zeile sehen Sie die interne Bezeichnung, den Namen des Rechnungsstellers, ob es sich um den Standardverkäufer handelt, die Adresse und den zugeordneten Mandanten. Nach interner Bezeichnung, Name des Rechnungsstellers und Standard können Sie die Liste sortieren, indem Sie auf die jeweilige Spaltenüberschrift klicken.

Die Listenansicht mit interner Bezeichnung, Rechnungssteller, Adresse und Mandant

Über die Filter grenzen Sie die Anzeige ein: Im Feld Interne Bezeichnung suchen Sie nach einem Textbestandteil, über die Auswahl Mandant zeigen Sie nur die Verkäufer eines bestimmten Mandanten an. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn mehrere Einrichtungen im selben System abgerechnet werden.

Die Filterleiste mit den Feldern Interne Bezeichnung und Mandant

In der Spalte Aktionen stehen Ihnen je Eintrag Anzeigen und Bearbeiten zur Verfügung.

Einen Eintrag anlegen

Über die Schaltfläche zum Anlegen öffnen Sie ein leeres Formular. Es ist in dieselben Abschnitte gegliedert wie das Bearbeiten-Formular und die Abschnitte stehen untereinander auf einer Seite. Füllen Sie zunächst die Pflichtfelder in den Abschnitten Verkäufer, Informationen für Rechnungsstellung, Rechnungskonfiguration, Storno-Rechnungskonfiguration sowie Konfiguration für Zahlungsbelege / Gutschriften aus; ohne diese Angaben lässt sich der Verkäufer nicht speichern.

Der Abschnitt Verkäufer im Anlegen-Formular mit Mandant und interner Bezeichnung

Die Anschrift des Rechnungsstellers im Anlegen-Formular

Bankverbindung und Schemata für Verwendungszweck und Mandatsreferenz

Der Abschnitt Rechnungs-Template mit dem Feld zum Hochladen der Hintergrunddatei

Rechnungsnummernkreis und Fußzeile im Anlegen-Formular

Die Einstellungen für Stornorechnungen beim Anlegen

Belegnummernkreise für Zahlungsbelege und Gutschriften

Die Bedeutung der einzelnen Felder ist im folgenden Kapitel beschrieben; sie gilt für das Anlegen und das Bearbeiten gleichermaßen.

Einen Eintrag bearbeiten

Über die Aktion Bearbeiten öffnen Sie einen bestehenden Verkäufer. Das Formular ist in Abschnitte gegliedert, die Sie nacheinander durchgehen können.

Verkäufer

Hier ordnen Sie den Verkäufer über die Auswahl Mandant der passenden Einrichtung zu. Die Interne Bezeichnung ist ein Pflichtfeld und dient Ihnen zur Wiedererkennung in Listen und Auswahlfeldern; sie erscheint nicht auf der Rechnung.

Über die Mehrfachauswahlen Zustimmungen Optional und Zustimmungen Verpflichtend legen Sie fest, welche Zustimmungen im Zusammenhang mit diesem Verkäufer angeboten beziehungsweise vorausgesetzt werden.

Mit dem Schalter Standard kennzeichnen Sie den Verkäufer, der standardmäßig herangezogen wird. In der Listenansicht ist diese Kennzeichnung in der Spalte Standard sichtbar.

Der Abschnitt Verkäufer mit Mandant, Bezeichnung, Zustimmungen und Standard-Schalter

Informationen für Rechnungsstellung

Diese Angaben erscheinen als Absenderdaten auf den erzeugten Dokumenten. Der Name des Rechnungsstellers ist ein Pflichtfeld. In Adresszeile 1 tragen Sie Straße mit Hausnummer oder ein Postfach ein; die Adresszeilen 2 und 3 stehen für Zusätze wie eine Abteilung oder einen Gebäudehinweis zur Verfügung. Postleitzahl (PLZ), Stadt / Ort und Land sind ebenso Pflichtangaben wie die Umsatzsteuer-ID.

Im Feld Zahlfrist in Tagen hinterlegen Sie die Zahl der Tage, aus der die Zahlbarkeitsfrist bestimmt wird. Der Wert wird auf der Rechnung abgedruckt.

Der Abschnitt Informationen für Rechnungsstellung mit Anschrift, Umsatzsteuer-ID und Zahlfrist

Kontoinformationen des Verkäufers

Hier hinterlegen Sie die Bankverbindung, auf die gezahlt werden soll. Den Empfänger-Namen füllen Sie nur aus, wenn er vom Namen des Rechnungsstellers abweicht. Ergänzend tragen Sie IBAN, BIC und die Gläubiger-Identifikationsnummer ein.

Das Verwendungszweck Schema bestimmt, wie der Verwendungszweck zusammengesetzt wird. Als Platzhalter steht {INVOICE-NR} für die Rechnungsnummer zur Verfügung. Im Mandatsreferenznummer Schema können Sie zusätzlich {NNNNN} für eine fortlaufende Nummer verwenden.

Der Abschnitt Kontoinformationen mit IBAN, BIC und den Schemafeldern

Rechnungs-Template

In diesem Abschnitt laden Sie eine Datei hoch, die als Hintergrund der final erzeugten Rechnung verwendet wird – also das Briefpapier. Das Template dient der grafischen Gestaltung und sollte keine textuellen Rechnungsinhalte enthalten, da diese vom System erzeugt und darübergelegt werden.

Das Feld zum Hinterlegen der Hintergrunddatei für die Rechnung

Rechnungskonfiguration

Das Rechnungsnummer Schema legt den Rechnungsnummernkreis fest und ist ein Pflichtfeld. Sie können die Platzhalter {YYYY} für die Jahreszahl und {NNNNN} für die fortlaufende Nummer einsetzen.

Der Text im Feld Fußzeile auf Rechnung wird immer am Ende der Rechnung abgedruckt. Das Feld ist mehrzeilig, sodass Sie beispielsweise mehrere Zeilen mit ergänzenden Angaben unterbringen können.

Der Abschnitt Rechnungskonfiguration mit Nummernschema und Fußzeile

Storno-Rechnungskonfiguration

Für Stornorechnungen gelten eigene Einstellungen. Unter Bezeichnung Original Rechnungsnummer auf PDF legen Sie fest, wie die ursprüngliche Rechnungsnummer auf dem Dokument benannt wird.

Das Rechnungsnummer Schema von Storno-Rechnungen ist ein Pflichtfeld und bestimmt den eigenen Nummernkreis für Stornos. Neben {YYYY} und {NNNNN} können Sie hier auch {INVOICE-NR} für die ursprüngliche Rechnungsnummer verwenden. Die Fußzeile auf Stornorechnung erfassen Sie getrennt von der Fußzeile der regulären Rechnung.

Nummernkreis und Fußzeile für Stornorechnungen

Konfiguration für Zahlungsbelege / Gutschriften

Zahlungsbelege und Gutschriften erhalten jeweils einen eigenen Nummernkreis. Beide Felder – Belegnummer Schema (Zahlung) und Belegnummer Schema (Gutschrift) – sind Pflichtfelder und unterstützen die Platzhalter {YYYY}, {NNNNN} sowie {INVOICE-NR} für die ursprüngliche Rechnungsnummer.

Die Fußzeile auf Zahlungsbeleg und Gutschrift gilt für beide Dokumentarten gemeinsam.

Die Belegnummernkreise und die gemeinsame Fußzeile

Einen Eintrag anzeigen

Mit der Aktion Anzeigen öffnen Sie einen Verkäufer in einer reinen Leseansicht. Sie eignet sich, um die hinterlegten Angaben nachzuschlagen, etwa vor einer Rückfrage zu einer Rechnung, ohne den Datensatz versehentlich zu verändern.

Die Leseansicht eines Verkäufers mit allen hinterlegten Angaben