Nachrichtenvorlagen

In den Nachrichtenvorlagen hinterlegen Sie die Texte, die Campus Events als E-Mail versendet. Statt wiederkehrende Formulierungen jedes Mal neu zu schreiben, pflegen Sie hier einmal Betreff und Nachricht und verwenden die Vorlage anschließend wieder. Sie finden das Modul im Bereich Konfiguration unter E-Mail, im Backend unter /admin/mindbase/email/customemailtemplate/list.

Was Sie hier tun können

• Bestehende Vorlagen in einer Liste durchsuchen, filtern und sortieren
• Neue Vorlagen anlegen und vorhandene bearbeiten
• Eine Vorlage ansehen, ohne sie zu verändern
• Vorlagen einzeln oder als Auswahl löschen
• Die Liste als CSV oder XLSX exportieren

Übersicht und Filtern

Die Listenansicht zeigt alle vorhandenen Vorlagen mit Name, Betreff, den zugeordneten E-Mail Dokument Vorlagen, der Angabe, ob eine Bearbeitung möglich ist, sowie dem Mandanten. Diese Spalten – mit Ausnahme des Mandanten – können Sie über die Spaltenüberschrift sortieren. In der Spalte Aktionen erreichen Sie die Funktionen zum jeweiligen Eintrag.

Die Listenansicht mit Name, Betreff und zugeordneten Dokumentvorlagen

Über die Filterleiste grenzen Sie die Anzeige ein. Nach Name, Betreff und Nachricht suchen Sie per Texteingabe – der Filter Nachricht ist hilfreich, wenn Sie sich nur an eine Formulierung im Text erinnern, nicht aber an den Namen der Vorlage. Über die Auswahlfilter Mandant und Bearbeitung möglich schränken Sie auf einen bestimmten Mandanten ein oder zeigen gezielt die Vorlagen an, die noch verändert werden dürfen.

Die Filterleiste mit den Suchfeldern für Name, Betreff und Nachricht

Haben Sie mehrere Zeilen ausgewählt, steht Ihnen die Sammelaktion Löschen zur Verfügung. Unabhängig davon können Sie die Liste im aktuellen Filterzustand als CSV oder XLSX exportieren, etwa um die vorhandenen Vorlagen außerhalb des Systems abzustimmen.

Die Auswahl mehrerer Zeilen mit den Optionen für Export und Löschen

Einen Eintrag anlegen

Über die Schaltfläche zum Anlegen öffnen Sie ein leeres Formular. Es enthält dieselben Felder wie das Bearbeitungsformular; Pflicht sind der Name und die Nachricht. Sinnvoll ist es, zuerst die Zuordnung zu Mandant und Bearbeitungsrecht festzulegen und danach die eigentlichen Texte zu erfassen.

Das leere Formular für eine neue Nachrichtenvorlage

Einen Eintrag bearbeiten

Über die Aktion Bearbeiten öffnen Sie eine bestehende Vorlage. Die Felder stehen untereinander in einem Formular; Sie arbeiten sie von oben nach unten durch und speichern am Ende.

Das Bearbeitungsformular mit Zuordnung, Name und Textfeldern

Zuordnung und Bearbeitungsrecht

Mit Bearbeitung möglich legen Sie fest, ob die Vorlage verändert werden darf. Über Alle und Mandant steuern Sie, für welchen Bereich die Vorlage gilt: Entweder ordnen Sie sie einem bestimmten Mandanten zu oder Sie stellen sie übergreifend zur Verfügung.

Name

Der Name ist ein Pflichtfeld und dient dazu, die Vorlage im System wiederzufinden und auszuwählen. Eine Bezeichnung, die den Anlass der Nachricht benennt, erleichtert die spätere Zuordnung.

Betreff und Nachricht

Den Betreff erfassen Sie in einem Editor. Die Nachricht ist das Pflichtfeld für den eigentlichen Text der E-Mail und wird ebenfalls in einem Editor bearbeitet. Zusätzlich steht das Feld Rich Text Editor zur Verfügung, in dem Sie Inhalte formatiert erfassen.

E-Mail Dokument Vorlagen

Über E-Mail Dokument Vorlagen verknüpfen Sie die Nachricht mit Dokumentvorlagen. Die getroffene Auswahl erscheint anschließend auch in der gleichnamigen Spalte der Liste.

Eine Vorlage ansehen

Mit der Aktion Anzeigen öffnen Sie eine Vorlage in einer reinen Leseansicht. Das ist praktisch, wenn Sie nur prüfen möchten, welcher Text hinterlegt ist, oder wenn eine Vorlage nicht zur Bearbeitung freigegeben ist.

Die Detailansicht einer Vorlage ohne Bearbeitungsmöglichkeit

Eine Vorlage löschen

Sie löschen eine Vorlage entweder über die Aktion Löschen in der jeweiligen Zeile oder über die Sammelaktion für mehrere ausgewählte Zeilen. Das Löschen verändert Ihren Datenbestand – prüfen Sie deshalb vorher, ob die Vorlage noch mit Dokumentvorlagen verknüpft ist.