Aufgabenvorlage

Im Modul Aufgabenvorlage hinterlegen Sie wiederkehrende Aufgaben als Vorlage, damit Sie sie nicht bei jeder Veranstaltung neu formulieren müssen. Zu jeder Vorlage legen Sie fest, wie viele Tage vor oder nach dem Bezugszeitpunkt die Aufgabe fällig wird und wie das System mit Fälligkeitsterminen umgeht, die auf einen unerwünschten Wochentag fallen. Sie erreichen das Modul im Bereich Aufgaben unter /admin/brainappeal/eventtaskbase/tasktemplate/list.

Was Sie hier tun können

• Bestehende Aufgabenvorlagen in einer Liste einsehen, sortieren und filtern
• Neue Vorlagen anlegen und vorhandene bearbeiten
• Einzelne Vorlagen anzeigen oder löschen
• Mehrere Vorlagen auf einmal löschen
• Die Liste als CSV- oder XLSX-Datei exportieren

Übersicht und Filtern

Die Listenansicht zeigt Ihnen alle vorhandenen Aufgabenvorlagen mit den Spalten Titel, Aktiv, Fälligkeit (Tage), Mandant und Aktionen. Über die Spaltenüberschriften Titel, Aktiv und Fälligkeit (Tage) sortieren Sie die Liste, etwa um zuerst die Vorlagen mit der kürzesten Vorlaufzeit zu sehen.

Die Listenansicht mit Titel, Aktiv-Status und Fälligkeit in Tagen

Für gezieltes Suchen stehen Ihnen drei Filter zur Verfügung: Über Titel grenzen Sie die Liste per Texteingabe ein, über Aktiv blenden Sie ausschließlich aktive oder ausschließlich inaktive Vorlagen ein, und über Mandant wählen Sie aus, für welchen Mandanten Sie die Vorlagen sehen möchten. Die Filter lassen sich kombinieren.

Die Filterleiste mit den Feldern Titel, Aktiv und Mandant

Am Ende jeder Zeile finden Sie die Aktionen Anzeigen, Bearbeiten und Löschen. Über die Auswahlfelder vor den Zeilen markieren Sie mehrere Einträge und löschen sie gemeinsam. Bitte beachten Sie, dass das Löschen die Daten dauerhaft verändert. Den aktuellen Listeninhalt können Sie außerdem als CSV oder XLSX exportieren, zum Beispiel um ihn außerhalb des Systems abzustimmen.

Die Sammelaktion Löschen und die Exportformate CSV und XLSX

Einen Eintrag anlegen

Über die Schaltfläche zum Anlegen öffnen Sie ein leeres Formular mit denselben Feldern wie beim Bearbeiten. Pflicht sind der Titel, die Fälligkeit (Tage), die Angabe Wochentage vermeiden und die Fälligkeit Ausweichstrategie. Alle übrigen Angaben können Sie später ergänzen.

Das leere Formular zum Anlegen einer neuen Aufgabenvorlage

Einen Eintrag bearbeiten

Das Formular steht als durchgehende Seite untereinander. Sie arbeiten sich von den Grundangaben über die Fälligkeitsregeln bis zum Anhang durch.

Das Bearbeitungsformular einer Aufgabenvorlage

Grundangaben

Mit Aktiv steuern Sie, ob die Vorlage verwendet wird. Vorlagen, die Sie vorerst nicht benötigen, müssen Sie also nicht löschen, sondern können sie inaktiv setzen. Unter Mandant ordnen Sie die Vorlage einem Mandanten zu. Der Titel ist ein Pflichtfeld und erscheint auch in der Liste; wählen Sie ihn so, dass die Aufgabe daran eindeutig erkennbar ist. Im mehrzeiligen Feld Beschreibung halten Sie fest, was bei der Aufgabe zu tun ist oder worauf zu achten ist.

Fälligkeit und Ausweichregeln

In Fälligkeit (Tage) tragen Sie die Anzahl der Tage ein, aus der sich der Fälligkeitstermin der Aufgabe ergibt. Das Feld ist ein Pflichtfeld.

Mit Wochentage vermeiden legen Sie fest, ob bestimmte Wochentage als Fälligkeitstermin ausgeschlossen werden sollen; auch diese Angabe ist verpflichtend. Ist sie gesetzt, bestimmen Sie über Montag, ob dieser Tag zu den zu vermeidenden Tagen gehört. Über Ausweichtage vermeiden steuern Sie zusätzlich, ob auch Ausweichtage ausgeschlossen werden.

Die Fälligkeit Ausweichstrategie ist ein Pflichtfeld und bestimmt, wie das System vorgeht, wenn der errechnete Termin auf einen zu vermeidenden Tag fällt. Wählen Sie hier den Eintrag, der zu Ihrem Arbeitsablauf passt.

Anhang

Im Feld Anhang hinterlegen Sie eine URL, etwa zu einem Dokument oder einer Handreichung, die zur Aufgabe gehört.

Einen Eintrag anzeigen

Über die Aktion Anzeigen öffnen Sie eine Vorlage in einer reinen Leseansicht. Das ist hilfreich, wenn Sie die hinterlegten Angaben nur nachschlagen möchten, ohne sie versehentlich zu ändern.

Die Leseansicht einer Aufgabenvorlage mit allen hinterlegten Angaben